Hoe schrijf je een goede out of office in het Engels?
De zomervakantie nadert! Maar voor je naar zonnige oorden kan vertrekken, staat je nog één laatste ding te doen: je out of office instellen!
In je moedertaal heb je waarschijnlijk geen enkel probleem om een tekst te schrijven voor je out of office. Maar ben je zeker dat je tekst in het Engels ook perfect is? Het lijkt misschien eenvoudig, maar als je out of office onvolledig of onduidelijk is, kunnen er heel veel problemen of misverstanden ontstaan terwijl je weg bent of terugkomt.
Wij geven je graag enkele tips om een out of office bericht te schrijven in het Engels.
1. Informatie die in je out of office moet staan
Een standaard out of office bericht bevat altijd dezelfde informatie. Om een goed bericht te schrijven moet je deze elementen zeker in je tekst verwerken:
- De exacte data van je afwezigheid.
Zorg ervoor dat er geen verwarring kan zijn over het begin of het einde van je verlofperiode door de exacte data te vermelden. Vergeet de data niet aan te passen als je een eerder bericht hergebruikt. - De reden van je afwezigheid.
Misschien vermeld je de reden van je afwezigheid liever niet, maar het kan helpen om ervoor te zorgen dat mensen je niet blijven mailen (of bellen). Als ze weten dat je een weekje vakantie neemt, zullen ze dat respecteren. - De collega's die opvolgen tijdens je afwezigheid.
Vergeet de namen, telefoonnummers en e-mailadressen niet te vermelden van de collega's die klanten tijdens jouw afwezigheid kunnen helpen, zodat klanten weten waar zij voor hulp terecht kunnen. - Uit dankbaarheid voor hun begrip.
Het lijkt misschien onnodig, maar klanten op voorhand bedanken voor hun begrip kan ervoor zorgen dat ze je jouw vrije tijd gunnen en geduldig zullen wachten op de follow-up van hun e-mail.
2. Dingen die je absoluut moet vermijden in je out of office
Natuurlijk wil je een professionele indruk maken met jouw out of office. Houd je aan de basiselementen en vermijd volgende zaken:
- Teveel informatie geven.
Het is zeker niet nodig om teveel informatie te geven en in detail te beschrijven waar je op vakantie gaat of wat je tijdens je vakantie zal doen. - Grapjes verwerken in je tekst.
Verwerk geen grapjes in je out of office. Het kan ervoor zorgen dat mensen je tekst verkeerd interpreteren of niet begrijpen. - Verwijzen naar collega's die zelf afwezig zijn.
Bespreek op voorhand met je collega's of ze tijd hebben om jouw e-mails op te volgen. Er is geen grotere frustratie voor klanten om doorverwezen te worden naar een collega en dan geen antwoord te krijgen, of erger nog, een tweede out of office te krijgen. - Beloftes maken die je niet kan nakomen.
Na jouw vakantie zal je de eerste dag heel veel moeten opvolgen. Maak in je Out of Office geen beloftes die je niet kan nakomen door te zeggen dat je meteen na je terugkomst op kantoor zal antwoorden.
3. Handige sleutelzinnen in het Engels voor jouw out of office
Als je jouw out of office opstelt, kan je beginnen met een van deze zinnen in het Engels:
Sleutelzinnen voor de intro van jouw out of office
- Thank you for your email. Unfortunately I am currently out of office and will not return until (date).
- Thank you for your email. I will be out of office from today and will be back on (date).
- Thank you for your email. Currently I can not answer your message. I will come back to you after my return on (date)..
- Thank you for your email. I am out of the office from ... to ... and unable to respond at this time.
Sleutelzinnen om uit te leggen dat een email niet/later opgevolgd zal worden
- I will have limited access to my email during this period. I will answer your email as soon as possible on my return.
- If you need immediate help during my absence, please contact my colleague(s) on (telephone number) or (email address).
- In my absence, please feel free to contact my colleague on (telephone number) or (email address).
- As your email will not be forwarded, please contact my colleague on (telephone number) or (email address).
- For any enquiries please call (telephone number) or email (email address).
- I am out of the office but picking up emails sporadically.
- Your email will be forwarded and processed/looked at/dealt with/answered.
4. Voorbeelden van goede out of office berichten in het Engels
Dus hoe combineer je nu die sleutelzinnen in één out of office bericht? Wij geven je enkele voorbeelden die je deze zomer kan gebruiken:
Voorbeeld 1
Thank you for your email.
Unfortunately I am currently out of office and will not return until Monday 25th of July.
In my absence, please feel free to contact my colleague Ann on (telephone number) or (email address).
Thank you for your understanding.
Kind regards
Voorbeeld 2
Thank you for your email.
Currently I can not answer your message. I will be out of office from today and will be back on Monday 25th of July.
I will come back to you after my return.
For any enquiries please call my colleague Ann on (telephone number) or (email address).
Thank you for your understanding.
Kind regards
Voorbeeld 3
Thank you for your email.
I am out of the office from Monday 18th of July to the 25th of July and unable to respond at this time. I will come back to you after my return.
In my absence, please feel free to contact my colleague on (telephone number) or (email address).
Thank you for your understanding.
Kind regards
Heb jij hulp nodig bij het schrijven van e-mails in het Engels?
Heb je meer gerichte hulp of coaching nodig bij het schrijven van zakelijke e-mails of wil je concrete feedback of tips op een specifieke e-mail die je hebt geschreven? Dan kan je bij Squidll terecht bij een van onze taalcoaches. Samen met je coach kan je je e-mail voorbereiden, je woordenschat uitbreiden en je tekst verbeteren tot je tevreden bent met het resultaat.
Ben je klaar om van start te gaan? Creëer je account op Squidll, vind een taalcoach die aansluit bij jouw noden en start vandaag nog!
