Zakelijke e-mails in het Engels: 5 fouten die je wil vermijden

Zakelijke e-mails in het Engels: 5 veelgemaakte fouten die je absoluut wil vermijden.

Als professional ontvang je waarschijnlijk honderden e-mails per week, gemiddeld. Hoe kan je je er nu voor zorgen dat jouw e-mails worden gelezen, begrepen en opgevolgd op de manier die jij voor ogen had, met al die concurrentie van andere e-mails die om aandacht vragen?

Met deze blogpost willen we jou daarbij helpen. We overlopen vijf veelgemaakte fouten bij het schrijven van zakelijke e-mails in het Engels en hoe je die kan vermijden:

1. Een slecht geformuleerde onderwerpregel

Het onderwerp van je e-mail is het eerste wat de ontvanger te zien krijgt, dus je moet meteen indruk maken. Je weet wat ze zeggen: "Je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken."

Beschouw de onderwerpregel van je e-mail als een goede krantenkop: je wil de aandacht van je lezer trekken en meteen een goed idee geven waar de e-mail over gaat.

Je kan eventueel gebruik maken van hoofdletters aan het begin van hoofdwoorden en overbodig verbindingswoorden en voorzetsels overslaan. Zo trek je de aandacht van de ontvanger naar jouw e-mail. Je maakt de onderwerpregel beknopter en minder omslachtig, waardoor de kans groter wordt dat jouw e-mail de tijd en aandacht krijgt die het verdient.

2. Slechte spelling en/of interpunctie

Geloof het of niet, maar spelling en grammatica blijven cruciale onderdelen van succesvolle schriftelijke communicatie.

Een veel voorkomende fout die mensen maken bij het schrijven van e-mails is om de eerste regel na de begroeting te beginnen met een kleine letter. Doe dit gewoon niet! Net als in een zakelijke brief begint de openingszin altijd met een hoofdletter, net als alle woorden in de begroeting (met uitzondering van verbindingswoorden of voorzetsels).

Gebruik hoofdletters bovendien alleen maar waar ze nodig zijn, dus bij eigennamen, na vraagtekens, uitroeptekens en punten, acroniemen en afkortingen in briefvorm, bv. UEFA.

Uiteraard is de kans groot dat je spelling een extra uitdaging is en er al snel een foutje in je e-mail sluipt wanneer je in het Engels moet schrijven. Woorden in het Engels worden zelden geschreven zoals ze klinken. Maak dus gebruik van een spellingscontrole om spelfouten te vermijden, maar wees je er wel van bewust dat niet altijd alle fouten opgemerkt worden. Controleer je e-mail dus grondig en lees zeker twee keer na voor je de e-mail verstuurt. 

Slechte spelling en/of grammatica kunnen je tekst ondermijnen en een slechte indruk achterlaten op de lezer. Dus maak hier echt werk van.

3. Combinatie van Brits en Amerikaans Engels

Zoals George Bernard Shaw al zei: "Engeland en Amerika zijn twee landen gescheiden door een gemeenschappelijke taal." Bepaal welke versie van het Engels (Brits of Amerikaans) je best kan gebruiken en houd je daar in je hele tekst aan, anders kan het erg verwarrend worden.

Het Brits en Amerikaans Engels verschillen op veel manieren van elkaar: van spelling (colour/color, metre/meter), tot totaal verschillende woorden voor hetzelfde ding (pavement/sidewalk, autumn/fall).

Er zijn ook verschillen in grammatica en zinsopbouw, dus houd daar rekening mee.

4. Je e-mails te lang of te ingewikkeld maken

Zoals we eerder al zeiden, komen e-mails komen op een snel tempo binnen. Het is dus verstandig om je e-mail niet te lang of ingewikkeld te maken. Geen enkele lezer krijgt graag grote blokken tekst over talloze onderwerpen voorgeschoteld.

• Probeer je bij het schrijven van een e-mail zo veel mogelijk aan één onderwerp te houden. Als je over meer dan één onderwerp moet schrijven, stuur dan telkens een aparte e-mail. Op die manier kan de ontvanger je e-mails afzonderlijk behandelen en zullen beiden topics waarschijnlijk goed aan bod komen.
• Structureer je e-mail op de juiste manier: begroeting, openingszin (bv. Ik hoop dat het goed met je gaat), hoofdtekst, slotzin (bv. Ik kijk uit naar je reactie), afsluiten.
• Gebruik zoveel mogelijk korte zinnen en eenvoudige taal.
• Gebruik opsommingstekens als je meer dan één actiepunt opneemt, zodat ze duidelijk opvallen.

Door deze tips toe te passen zorg je ervoor dat de ontvanger je e-mail snel zal lezen, maar ook volledig begrijpt! 

5. Gebruik van hoofdletters of gekleurde tekst om je punt duidelijk te maken

Dit zijn twee aandachtspunten die je beter vermijdt:

• Gebruik hoofdletters  alleen op de juiste manier gebruiken, zoals we in punt 2 al beschreven. Maar gebruik ze ook nooit om iets in je e-mail te benadrukken. Je geeft de lezer op die manier namelijk de indruk dat hij/zij wordt berispt of uitgescholden, en kan dus een negatief gevoel en zelf boosheid creëren.
• Hetzelfde kan worden gezegd van het gebruik van rode tekst om de aandacht te vestigen op een bepaald punt. Als je een bepaald stuk tekst wil benadrukken, kan je beter die delen vet zetten. Maar doe dit alleen bij de absoluut noodzakelijke stukken, anders zal je lezer het niet meer serieus nemen en gaat de impact van je e-mail verloren. Je kan ook een andere kleur gebruiken om een bepaald punt te benadrukken als je dat wilt, maar gebruik dan bijvoorbeeld blauw.

Als je deze veelgemaakte fouten al probeert te vermijden, is de kans het grootst dat je e-mail gezien, gelezen en opgevolgd zal worden. En met alle extra tips, zal je tekst er ook professioneel uitzien, duidelijk en beleefd zijn.

Deze artikels over e-mailen in het Engels kunnen je misschien ook interesseren:

• Tips voor het schrijven van zakelijke e-mails in het Engels
• Hoe schrijf je een out of office in het Engels

Heb je hulp nodig bij het schrijven van zakelijke e-mails in het Engels?

Heb je meer gerichte hulp of coaching nodig bij het schrijven van zakelijke e-mails of wil je concrete feedback of tips op een specifieke e-mail die je hebt geschreven? Dan kan je bij Squidll terecht bij een van onze taalcoaches. Samen met je coach kan je je e-mail voorbereiden, je woordenschat uitbreiden en je tekst verbeteren tot je tevreden bent met het resultaat.

Ben je klaar om van start te gaan? Creëer je account op Squidll, vind een taalcoach die aansluit bij jouw noden en start vandaag nog!

Wil je meer tips over het boosten van je zakelijk Engels? Ontdek alle tips op onze blog.