Tips voor het schrijven van zakelijke e-mails in het Engels.
In elke taal zijn er bepaalde regels en afspraken die je best kan volgen bij het schrijven van e-mails, zeker als je een formelere e-mail wilt schrijven aan native speakers.
Hieronder vind je een aantal eenvoudige tips die je kunnen helpen, en een aantal dingen die je absoluut moet vermijden als je professionele e-mails in het Engels wilt schrijven.
1. De aanspreking van je e-mail in het Engels.
Het gebruik van "Dear" is altijd een goede keuze om een e-mail te beginnen. Wat je daarna schrijft, hangt af van je relatie met de persoon:
- Gebruik de achternaam als je elkaar niet kent of een formele relatie hebt (Dear Mr. Smith,).
- Gebruik de voornaam als je elkaar goed kent (Dear Thomas,).
- Gebruik een titel of jobfunctie als je de naam van de persoon niet kent (Dear board member, Dear communicaty manager,).
- Aarzel niet om groepen aan te spreken met zinnen als "Dear colleagues,".
2. Gebruik Ms. in plaats van Mrs.
Mrs. verwijst naar getrouwde vrouwen. Gebruik deze aanspreking alleen als je zeker bent dat die persoon getrouwd is. Het is bijzonder ongepast om er zomaar van uit te gaan dat iemand getrouwd is of te verwijzen naar iemands burgerlijke staat. Miss. wordt gebruikt voor ongetrouwde vrouwen en is daarom ook geen gepast begin.
Ms. lost het probleem van een correcte aanspreking in je e-mail op. Begin je e-mails aan vrouwelijke ontvangers dus best met Dear Ms. Smith.
Als je echter niet zeker bent van het geslacht van de ontvanger (wat best kan voorvallen als je elkaar niet persoonlijk kent) of als je niet naar het geslacht van de ontvanger wilt verwijzen, gebruik dan de volledige naam (bv. Dear Jane Smith,).
Bovendien is het misschien ook tijd om af te stappen van andere binaire uitdukking en voornaamwoorden. Gebruik “they” in plaats van “he/she” en “them” in plaats van “him/her”.
3. Het afsluiten van je zakelijke e-mail in het Engels.
Het is nog steeds gebruikelijk om in formele, zakelijke e-mails "yours sincerely," of "yours faithfully," te gebruiken. Zeker in een zeer formele e-mail wanneer je de naam van de ontvanger niet hebt gebruikt.
Toch worden bovenstaande formuleringen minder gebruikt bij zakelijke en/of formele e-mails. Sluit je e-mail liever af met "Kind regards," (laat je niet verleiden om af te korten tot KR, tenzij in berichten aan naaste collega's, want dat zou onbeleefd kunnen overkomen) of "Best regard,". Ook "Best wishes," werkt heel goed, ook al klinkt dat in het begin misschien vreemd!
4. Laat algemene beleefdheden vallen.
Het is niet nodig om zinnen als "I hope this email finds you well." op te nemen in je e-mail. Dat is een verouderde zin die vaak zelfs onpersoonlijk en onoprecht aanvoelt.
Vervang de zin liever door iets anders als je de persoon goed kent en oprecht geïnteresseerd bent, maar vraag dan in dat geval naar iets specifieks. Voeg bijvoorbeeld een zinnetje toe waarin je vraagt naar de vakantie of meeleeft met het drukke werkschema.
Als je de ontvanger van jouw e-mail niet zo goed kent, hoef je je geen zorgen te maken om een poging tot small-talk achterwege te laten. Een zakelijke e-mail moet natuurlijk beleefd zijn, maar het is OK om meteen ter zake te komen na je begroeting. Uiteindelijk appreciëren we allemaal efficiëntie en beknoptheid in een e-mail!
5. Eenvoudige manieren om beleefder te zijn.
Vervang "can" door "could" als je om iets vraagt. Bijvoorbeeld: "Could you resend the attachment?" in plaats van: "Could you resend the attachment?". Gebruik ook zinnen als "Would you mind,", bijvoorbeeld: "Would you mind forwarding me that information?"
Vergeet ook niet om je dankbaarheid te uiten met zinnen als "Thank you for keeping me up to date.” of “Thanks for your help.”
En tot slot, houd de communicatielijnen open door iets te zeggen als "Don’t hesitate to contact me with further questions." Of iets dat daar op lijkt. Deze korte zinnen maken de ontvanger veel meer geneigd om op jouw vragen te reageren en je verzoeken in te willigen.
Deze tips zullen jouw e-mails zeker naar een professioneler niveau tillen wanneer je naar een Engelstalige persoon schrijft.
Veel succes!
Heb je hulp nodig bij het schrijven van je
zakelijke e-mails in het Engels?
Heb je meer gerichte of op maat gemaakte hulp nodig bij jouw schrijfvaardigheden in het Engels? Wil je feedback op een specifieke e-mail die je onlangs schreef of wilt versturen?
Dan kan je terecht bij een van onze taalcoaches. Samen bereid je je e-mail voor, breid je je zakelijke woordenschat in het Engels verder uit en verbeter je je tekst tot je blijf bent met het resultaat!
Klaar om van start te gaan?
Creëer je account op Squidll, vind een taalcoach die aansluit bij jouw noden en start vandaag nog!
