How to write an Out of Office in German?
Are you going on holiday soon? Before you can head off to sunny places or take a few days off, there's one last thing to do: writing your Out of Office auto reply!
In your mother tongue you'll probably have no troubles writing an Out of Office auto reply? But are you sure that your message is perfect in German as well? It may seem like a simple task to write such a message. But if your out of office message is unclear or incomplete, it can cause problems while you are away or when you return.
We give you a few helpful tips for writing an Out of Office auto reply message in German.
1. Information to include in your Out of Office
Classic Out of Office messages often contain the same information. A good out-of-office email incorporates the following elements:
- The exact dates of your absence.
Make sure there can be no confusion about the start or end of your holiday period by mentioning the exact dates. Remember to change the dates if you reuse an earlier message. - The reason for your absence.
You may not want to mention the reason for your absence, but it can help to ensure that people don't keep emailing (or calling) you. If they know you are taking a week's holiday, they will respect that. - The people who follow up during your absence.
Don't forget to mention the names, phone numbers and email addresses of the colleagues who can help clients or colleagues during your absence so they know exactly where to go for assistance while you are away. - Expressing gratitude for their understanding
You may think that this is unnecessary, but thanking people in advance for their understanding can help people grant you your time off and wait for a little while for a response to their email. - State a clear subject line
It is common to state as the title or subject line of your absence message such as 'absent du bureau' or in general 'out of office'. This way, everyone immediately notices that it is an automatic message they receive that you are unavailable.
2. Things to avoid when you write your Out of Office message in German
Of course you want to make a professional impression with your out of office message. So stick to the basics! Some things are best avoided:
- Don't give too much information.
No need to give more details about where you are going or what you will be doing. - Don't try to be funny.
Don't try to make jokes in your out of office. They could easily be misinterpreted and give the wrong impression. - Do'nt refer to colleagues who are absent themselves.
Always check with your colleagues if they will have the time to follow up your emails. There is no greater frustration for customers to be referred to a colleague and then receive no response, or worse, a second out of office. - Don't make promises promises you will have to break.
After your return you'll probably have a lot of work to catch up on. Don't say you'll answer the day of your return if that will be impossible.
3. Useful key sentences for your Out of Office in German
When you write your message you can start with one of these sentences in German:
Key sentences to start your message
- Vielen Dank für Ihre E-Mail.
- Zurzeit bin ich nicht im Büro.
- Ich bin am [...] nicht im Büro.
- Ich bin am [...] nicht im Büro erreichbar.
- Ich bin vom [...] bis [...] im Urlaub.
- Am [...] bin ich wieder im Büro erreichbar und melde mich dann schnellstmöglichst bei Ihnen.
- Ich bin ab [...] auf unbestimmte Zeit nicht erreichbar.
- Vom 1. Juli bis zum 15. Juli bin ich leider nicht erreichbar.
- Dies ist eine automatische Antwort.
Key sentences to explain you will (not/soon) answer the email
- Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.
- Ich werde Ihre Nachricht nach meiner Rückkehr am [...] beantworten.
- E-Mails werden daher nur mit Verzögerung beantwortet
- In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte meine Kollegin/ meinen Kollegen X.
- Bitte wenden Sie sich an Hern / Frau X.
- Wenden Sie sich in dringenden Fällen bezüglich [THEMA] an:
- Bitte kontaktieren Sie in Anfragen zu folgenden Themen die genannten Adressen:
- Sobald ich wieder im Büro bin, werde ich alle eingegangenen Mails bearbeiten und komme dabei schnellstmöglich auf Sie zurück.
Key sentences to explain someone else will answer the email
- In meiner Abwesenheit werde ich von meiner Kollegin Karla Weber vertreten, die Sie
unter der Telefonnummer 0132 235 858 und per Mail an karla.weber@mail.com erreichen. - Für dringende Fragen, die nicht bis zu meiner Rückkehr warten können, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Matthias Fischer. Seine Telefonnummer ist (..), per Mail erreichen Sie ihn
unter (…). - In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte mein Kollegin/meinen Kollegen (…) .
4. Examples of good Out of Office messages in German
So how to combine those key sentences in one good Out of Office auto reply? We give you some examples you can use:
Example 1: in general
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre E-Mail.
Ich bin bis zum [Datum] im Urlaub und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails. In dringenden Fällen können Sie sich an unser Team wenden [Link]. Ansonsten melde ich mich wieder, sobald ich wieder im Büro bin.
Mit freundlichen Grüßen,
Example 2: Holiday
Guten Tag,
ich möchte Ihnen sehr gerne eine schnelle Antwort geben, aber dies kann ich leider nicht tun. Ich bin nämlich vom [Datum] bis zum [Datum] im Jahresurlaub und werde mein Postfach erst nach meiner Rückkehr regelmäßig lesen. Deswegen empfehle ich Ihnen, sich für eine schnellere Antwort mit [Name] unter [E-Mail] zu kontaktieren.
Mit freundlichen Grüßen,
Example 3: Illness
Guten Tag,
ich bin derzeit nicht erreichbar und ohne Zugriff auf meine E-Mail. Ich hoffe, dass ich bis [Datum] wieder da bin. Ich melde mich so schnell wie möglich bei Ihnen zurück.
Sollten Sie Fragen vor meiner Rückkehr haben, hilft Ihnen [Name] unter [E-Mail] gerne weiter.
Viele / Freundliche Grüße,
Example 4
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatische E-Mail. Am 1. April bin ich wieder da. In der Zwischenzeit kann ich Ihre Nachricht leider nicht lesen und beantworten. In dringenden Fällen können Sie sich aber gerne an meinen Kollegen, (…) wenden. Er ist telefonisch erreichbar unter: (…) oder per E-Mail: (…). Ich danke für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Example 5
Vielen Dank für Ihre Nachricht.
Ich bin vom (…) - (…) im Urlaub und habe deshalb keinen Zugriff auf meine E-Mails. Aus Datenschutzgründen werden Ihre E-Mails nicht weitergeteleitet.
Bitte wenden Sie sich bei dringenden Fragen an meine Kollegin/ meinen Kollegen (..).
Nach meiner Rückkehr am (…) werde ich mich umgehend bei Ihnen melden.
Freundliche Grüße
Do you need help with writing business emails in German?
If you need more tailored help with your writing skills or feedback on a specific email you've written, then you can consult one of our expert language coaches at Squidll.
Together you can prepare your email, extend your vocabulary and improve your text until you're happy with the end result.
Are you ready to get started?
Sign up on Squidll, find a business language coach who fits your needs and start today on Squidll.
