- Hoe schrijf je een goede Out of Office in het Frans.
Ga jij binnenkort met vakantie of neem je een paar dagen vrijaf? Voor je naar zonnige oorden kan vertrekken of van jouw vakantie kan genieten, staat je nog één laatste ding te doen: je Out of Office instellen!
Waarschijnlijk heb je geen enkel probleem om een tekst te schrijven voor je Out of Office in je moedertaal. Maar gaat dat in een andere taal ook zo goed? Heb je vaak contact met Franstalige collega's, klanten of contacten, dan is het belangrijk dat jouw tekst in het Frans volledig foutloos is. Het lijkt misschien eenvoudig, maar een Out of Office die onvolledig of onduidelijk is, kan voor heel veel problemen of misverstanden zorgen.
Wij geven je graag enkele tips om een Out of Office bericht te schrijven in het Frans.
1. Elementen die in je Out of Office moeten staan
Een standaard Out of Office bericht bevat altijd dezelfde informatie. Om een goed bericht te schrijven moet je deze elementen zeker in je tekst verwerken:
- De exacte data van je afwezigheid.
Zorg ervoor dat er geen verwarring kan zijn over het begin of het einde van je verlofperiode door de exacte data te vermelden. Vergeet de data niet aan te passen als je een eerder bericht hergebruikt.
- De reden van je afwezigheid.
Misschien vermeld je de reden van je afwezigheid liever niet, maar het kan helpen om ervoor te zorgen dat mensen je niet blijven mailen (of bellen). Als ze weten dat je een weekje vakantie neemt, zullen ze dat respecteren.
- Vermeld de collega's die je opvolgen tijdens je afwezigheid.
Vergeet de namen, telefoonnummers en e-mailadressen niet te vermelden van de collega's die klanten tijdens jouw afwezigheid kunnen helpen, zodat klanten weten waar zij voor hulp terecht kunnen.
- Dankbaarheid voor hun begrip uiten.
Het lijkt misschien onnodig, maar klanten op voorhand bedanken voor hun begrip kan ervoor zorgen dat ze je jouw vrije tijd gunnen en geduldig zullen wachten op de follow-up van hun e-mail. - Vermeld een duidelijk onderwerp
Het is gebruikelijk om als titel of onderwerpregel van uw afwezigheidsbericht te vermelden zoals 'absent du bureau' of algemeen 'out of office' . Zo merkt iedereen meteen op dat het een automatisch bericht is die ze ontvangen dat je niet beschikbaar bent.
2. Elementen die je absoluut moet vermijden in je Out of Office
Natuurlijk wil je een professionele indruk maken met jouw out of office. Houd je aan de basiselementen en vermijd volgende zaken:
- Teveel informatie geven.
Het is zeker niet nodig om teveel informatie te geven en in detail te beschrijven waar je op vakantie gaat of wat je tijdens je vakantie zal doen. - Grapjes verwerken in je tekst.
Verwerk geen grapjes in je Out of Office. Het kan ervoor zorgen dat mensen je tekst verkeerd interpreteren of niet begrijpen. - Verwijzen naar collega's die zelf afwezig zijn.
Bespreek op voorhand met je collega's of ze tijd hebben om jouw e-mails op te volgen. Er is geen grotere frustratie voor klanten om doorverwezen te worden naar een collega en dan geen antwoord te krijgen, of erger nog, een tweede Out of Office te krijgen. - Beloftes maken die je niet kan nakomen.
Na jouw vakantie zal je de eerste dag heel veel moeten opvolgen. Maak in je Out of Office geen beloftes die je niet kan nakomen door te zeggen dat je meteen na je terugkomst op kantoor zal antwoorden.
3. Handige sleutelzinnen in het Frans voor jouw Out of Office
Als je jouw Out of Office opstelt, kan je beginnen met een van deze sleutelzinnen in het Frans:
Sleutelzinnen voor de intro van jouw bericht
- Merci beaucoup pour votre message / Merci pour votre email / Merci pour votre courriel.
- Je serai absent(e) du bureau du [date de départ] au [date de retour] compris.
- Je suis actuellement en vacances. Vous pourrez me joindre de nouveau dès le xxx.
- Je suis actuellement en vacances, sans accès à mes mails pendant cette période.
- Je serai de nouveau joignable le lundi xxx.
- Je serai de nouveau à votre disposition à partir du lundi xxx.
- Je serai de nouveau à votre disposition le xxx : déterminé(e) et plein d’énergie !
Sleutelzinnen om uit te leggen dat een email niet/later opgevolgd zal worden
- Je n'ai pas accès à ma messagerie pendant cette période. Je prendrai connaissance de votre message à mon retour.
- Votre email ne sera pas retransmis.
- Pour des raisons de confidentialité, votre email ne sera pas transmis.
- Vous pouvez vous adresser à monsieur ou madame x : nom@exemple.com
- En cas d’urgence, veuillez contacter monsieur ou madame x : nom@exemple.com
- En cas d’urgence, veuillez utiliser le numéro de téléphone suivant : xxx
- En cas d'urgence, vous pouvez contacter [prénom nom] à cette adresse : nom@exemple.com.
- Je serai heureux/heureuse de vous répondre à mon retour le xxx. D’ici là, mon/ma collègue (nom) me représentera. Vous pouvez le/la contacter par email (nom@exemple.com) ou par téléphone (xxx). Il/Elle se fera un plaisir de vous aider.
4. Voorbeelden van goede Out of Office berichten in het Frans
Dus hoe combineer je nu die sleutelzinnen in één Out of Office bericht? Wij geven je enkele voorbeelden die je deze zomer kan gebruiken:
Voorbeeld 1
Madame, Monsieur,
Merci beaucoup pour votre message.
Je suis actuellement en vacances et je serai de nouveau à votre disposition le xxx.
Votre courriel ne sera pas transmis. En cas d’urgence, veuillez contacter mon/ma collègue, M/Mme (nom) à cette adresse : nom@exemple.com.
Merci de votre compréhension.
Cordialement,
Voorbeeld 2
Madame, Monsieur,
Merci pour votre courriel.
Je suis actuellement en vacances. Je serai de nouveau à votre disposition à partir du lundi xxx.
Je n'ai pas accès à ma messagerie pendant cette période. Je prendrai connaissance de votre message à mon retour. En cas d’urgence, veuillez contacter monsieur ou madame (nom) : nom@exemple.com
Merci de votre compréhension.
Bien à vous,
Voorbeeld 3
Madame, Monsieur,
Merci beaucoup pour votre message.
Je suis actuellement en vacances et je serai de nouveau à votre disposition le xxx.
Je serai heureux/heureuse de vous répondre à mon retour le xxx. D’ici là, mon/ma collègue (nom) me représentera. Vous pouvez le/la contacter par email (nom@exemple.com) ou par téléphone (xxx). Il/elle se fera un plaisir de vous aider.
Merci de votre compréhension.
Bien à vous,
Meer tips over het schrijven van zakelijke e-mails in het Frans? Deze artikels kunnen je misschien ook interesseren:
Heb jij hulp nodig bij het schrijven van e-mails in het Frans?
Heb je meer gerichte hulp of coaching nodig bij het schrijven van zakelijke e-mails of wil je concrete feedback of tips op een specifieke e-mail die je hebt geschreven?
Dan kan je bij Squidll terecht bij een van onze taalcoaches. Samen met je coach kan je je e-mail voorbereiden, je woordenschat uitbreiden en je tekst verbeteren tot je tevreden bent met het resultaat.
Ben je klaar om van start te gaan?
Creëer je account op Squidll, vind een taalcoach die aansluit bij jouw noden en start vandaag nog!
