Als professional ontvang je waarschijnlijk honderden e-mails per week, gemiddeld. Hoe kan je je er nu voor zorgen dat jouw e-mails worden gelezen, begrepen en opgevolgd op de manier die jij voor ogen had, met al die concurrentie van andere e-mails die om aandacht vragen?
Met deze blogpost willen we jou daarbij helpen. We overlopen vijf veelgemaakte fouten bij het schrijven van zakelijke e-mails in het Engels en hoe je die kan vermijden:
Het onderwerp van je e-mail is het eerste wat de ontvanger te zien krijgt, dus je moet meteen indruk maken. Je weet wat ze zeggen: "Je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken."
Beschouw de onderwerpregel van je e-mail als een goede krantenkop: je wil de aandacht van je lezer trekken en meteen een goed idee geven waar de e-mail over gaat.
Je kan eventueel gebruik maken van hoofdletters aan het begin van hoofdwoorden en overbodig verbindingswoorden en voorzetsels overslaan. Zo trek je de aandacht van de ontvanger naar jouw e-mail. Je maakt de onderwerpregel beknopter en minder omslachtig, waardoor de kans groter wordt dat jouw e-mail de tijd en aandacht krijgt die het verdient.
Geloof het of niet, maar spelling en grammatica blijven cruciale onderdelen van succesvolle schriftelijke communicatie.
Een veel voorkomende fout die mensen maken bij het schrijven van e-mails is om de eerste regel na de begroeting te beginnen met een kleine letter. Doe dit gewoon niet! Net als in een zakelijke brief begint de openingszin altijd met een hoofdletter, net als alle woorden in de begroeting (met uitzondering van verbindingswoorden of voorzetsels).
Gebruik hoofdletters bovendien alleen maar waar ze nodig zijn, dus bij eigennamen, na vraagtekens, uitroeptekens en punten, acroniemen en afkortingen in briefvorm, bv. UEFA.
Uiteraard is de kans groot dat je spelling een extra uitdaging is en er al snel een foutje in je e-mail sluipt wanneer je in het Engels moet schrijven. Woorden in het Engels worden zelden geschreven zoals ze klinken. Maak dus gebruik van een spellingscontrole om spelfouten te vermijden, maar wees je er wel van bewust dat niet altijd alle fouten opgemerkt worden. Controleer je e-mail dus grondig en lees zeker twee keer na voor je de e-mail verstuurt.
Slechte spelling en/of grammatica kunnen je tekst ondermijnen en een slechte indruk achterlaten op de lezer. Dus maak hier echt werk van.
Het Brits en Amerikaans Engels verschillen op veel manieren van elkaar: van spelling (colour/color, metre/meter), tot totaal verschillende woorden voor hetzelfde ding (pavement/sidewalk, autumn/fall).
Er zijn ook verschillen in grammatica en zinsopbouw, dus houd daar rekening mee.
Zoals we eerder al zeiden, komen e-mails komen op een snel tempo binnen. Het is dus verstandig om je e-mail niet te lang of ingewikkeld te maken. Geen enkele lezer krijgt graag grote blokken tekst over talloze onderwerpen voorgeschoteld.
Door deze tips toe te passen zorg je ervoor dat de ontvanger je e-mail snel zal lezen, maar ook volledig begrijpt!
Dit zijn twee aandachtspunten die je beter vermijdt:
Als je deze veelgemaakte fouten al probeert te vermijden, is de kans het grootst dat je e-mail gezien, gelezen en opgevolgd zal worden. En met alle extra tips, zal je tekst er ook professioneel uitzien, duidelijk en beleefd zijn.
Deze artikels over e-mailen in het Engels kunnen je misschien ook interesseren:
Heb je meer gerichte hulp of coaching nodig bij het schrijven van zakelijke e-mails of wil je concrete feedback of tips op een specifieke e-mail die je hebt geschreven? Dan kan je bij Squidll terecht bij een van onze taalcoaches. Samen met je coach kan je je e-mail voorbereiden, je woordenschat uitbreiden en je tekst verbeteren tot je tevreden bent met het resultaat.