Hoe schrijf je een goede out of office in het Nederlands?
De zomervakantie nadert en voor velen betekent dat het moment om er even tussenuit te zijn! Maar voor je je computer kan afsluiten en naar zonnige oorden kan vertrekken, staat je nog één laatste ding te doen: je out of office instellen!
In je moedertaal heb je waarschijnlijk geen enkel probleem om een tekst te schrijven voor je out of office. Maar als je regelmatig communiceert met Nederlandstalige klanten of collega's, is het belangrijk om je out of office ook in het Nederlands te voorzien.
Maar ben je zeker dat je tekst in het Nederlands ook perfect is?
Het lijkt misschien eenvoudig, maar als je out of office onvolledig of onduidelijk is, kunnen er heel veel problemen of misverstanden ontstaan terwijl je weg bent of terugkomt.
Wij geven je graag enkele tips om een out of office bericht te schrijven in het Nederlands.
1. Informatie die in je out of office moet staan
Een standaard out of office bericht bevat altijd dezelfde informatie. Je zou misschien liever voor een origineel bericht willen gaan, maar zoek het niet te ver. Maar om een goed en duidelijk bericht te schrijven kan je best deze elementen in je tekst verwerken:
- De exacte data van je afwezigheid.
Zorg ervoor dat er geen verwarring kan zijn over het begin of het einde van je verlofperiode door de exacte data te vermelden. Vergeet de data niet aan te passen als je een eerder bericht hergebruikt. - De reden van je afwezigheid.
Misschien vermeld je de reden van je afwezigheid liever niet, maar het kan helpen om ervoor te zorgen dat mensen je niet blijven mailen (of bellen). Als ze weten dat je een weekje vakantie neemt, zullen ze dat respecteren. - De collega's die opvolgen tijdens je afwezigheid.
Vergeet de namen, telefoonnummers en e-mailadressen niet te vermelden van de collega's die klanten tijdens jouw afwezigheid kunnen helpen, zodat klanten weten waar zij voor hulp terecht kunnen. - Uit dankbaarheid voor hun begrip.
Het lijkt misschien onnodig, maar klanten op voorhand bedanken voor hun begrip kan ervoor zorgen dat ze je jouw vrije tijd gunnen en geduldig zullen wachten op de follow-up van hun e-mail.
2. Dingen die je absoluut moet vermijden in je out of office
Natuurlijk wil je een professionele indruk maken met jouw out of office. Houd je aan de basiselementen en vermijd volgende zaken:
- Teveel informatie geven
Het is zeker niet nodig om teveel informatie te geven en in detail te beschrijven waar je op vakantie gaat of wat je tijdens je vakantie zal doen. - Grapjes verwerken in je tekst.
Verwerk geen grapjes in je out of office. Het kan ervoor zorgen dat mensen je tekst verkeerd interpreteren of niet begrijpen.
- Verwijzen naar collega's die zelf afwezig zijn.
Bespreek op voorhand met je collega's of ze tijd hebben om jouw e-mails op te volgen. Er is geen grotere frustratie voor klanten om doorverwezen te worden naar een collega en dan geen antwoord te krijgen, of erger nog, een tweede out of office te krijgen.
- Beloftes maken die je niet kan nakomen.
Na jouw vakantie zal je de eerste dag heel veel moeten opvolgen. Maak in je out of office geen beloftes die je niet kan nakomen door te zeggen dat je meteen na je terugkomst op kantoor zal antwoorden.
3. Handige sleutelzinnen in het Nederlands voor jouw out of office
Als je jouw out of office opstelt, kan je beginnen met een van deze zinnen in het Nederlands:
Sleutelzinnen voor de intro van jouw out of office
- Dankuwel voor uw bericht. Ik ben momenteel met vakantie en ben terug bereikbaar vanaf (datum terugkomst).
- Dankuwel voor uw e-mail. Ik ben afwezig van (datum vertrek) tot (datum terugkomst).
- Dankuwel voor uw e-mail. Ik kan momenteel uw e-mail niet beantwoorden. Vanaf (datum terugkomst) beantwoord ik uw e-mail zo snel mogelijk.
- Dankuwel voor uw bericht. Ik ben afwezig van (datum vertrek) tot (datum terugkomst) en heb geen toegang tot mijn e-mails.
Sleutelzinnen om uit te leggen dat een email niet/later opgevolgd zal worden
- Ik heb tijdens mijn vakantie slechte beperkte toegang tot mijn e-mails. Ik beantwoord uw e-mail zo snel mogelijk bij mijn terugkomst.
- Als u dringende hulp nodig hebt tijdens mijn afwezigheid, kan u terecht bij mijn collega('s) op het nummer (telefoonnummer) of (e-mailadres).
- Voor dringende zaken kunt u tijdens mijn afwezigheid terecht bij mijn collega('s) op het nummer (telefoonnummer) of (e-mailadres).
- Tijdens mijn afwezigheid kan u terecht bij mijn collega('s) op het nummer (telefoonnummer) of (e-mailadres).
- Uw e-mail wordt niet automatisch doorgestuurd. U kan contact opnemen met mijn collega('s) op het nummer (telefoonnummer) or (e-mailadres).
- Voor al uw vragen kan u terecht op het nummer (telefoonnummer) of (e-mailadres).
- Ik ben afwezig maar volg mijn e-mails sporadisch op.
- Uw e-mail wordt automatisch doorgestuurd en opgevolgd/beantwoord door mijn collega's.
4. Voorbeelden van goede out of office berichten in het Nederlands
Dus hoe combineer je nu die sleutelzinnen in één out of office bericht? Wij geven je enkele voorbeelden die je deze zomer kan gebruiken:
Voorbeeld 1
Dankuwel voor uw bericht.
Ik ben momenteel met vakantie en ben terug bereikbaar vanaf maandag 25 juli.
Tijdens mijn vakantieperiode kan u contact opnemen met mijn collega Ann op het nummer (telefoonnummer) of per e-mail (e-mailadres).
Alvast bedankt voor uw begrip.
Vriendelijke groeten,
Voorbeeld 2
Dankuwel voor uw bericht.
Ik kan op dit moment uw e-mail niet beantwoorden. Vanaf (datum terugkomst) beantwoord ik uw e-mail zo snel mogelijk.
Voor dringende zaken kan u tijdens mijn afwezigheid terecht bij mijn collega('s) op het nummer (telefoonnummer) of (e-mailadres).
Alvast bedankt voor uw begrip.
Vriendelijke groeten,
Voorbeeld 3
Dankuwel voor uw e-mail.
Ik ben met vakantie van maandag 18 tot en met vrijdag 22 juli en kan uw e-mail niet beantwoorden. Bij mijn terugkomst op maandag 25 juli beantwoord ik uw e-mail zo snel mogelijk.
Tijdens mijn afwezigheid kan u terecht bij mijn collega('s) op het nummer (telefoonnummer) of (e-mailadres).
Alvast bedankt voor uw begrip.
Vriendelijke groeten,
Gerelateerde artikels die je misschien ook interessant vindt:
- Hoe schrijf je een goede out of office in het Engels
- Hoe schrijf je een goede out of office in het Frans
- Tips voor het schrijven van zakelijke e-mails in het Engels
Heb jij hulp nodig bij het schrijven van zakelijke e-mails in het Nederlands?
Heb je meer gerichte hulp of coaching nodig bij het schrijven van zakelijke e-mails of wil je concrete feedback of tips op een specifieke e-mail die je hebt geschreven?
Dan kun je bij Squidll terecht bij een van onze taalcoaches. Samen met je coach kan je je e-mail voorbereiden, je woordenschat uitbreiden en je tekst verbeteren tot je tevreden bent met het resultaat.
Klaar om van start te gaan?
Creëer je account op Squidll, vind een taalcoach die aansluit bij jouw noden en start vandaag nog!
Wil je meer tips over het boosten van je zakelijk Nederlands? Ontdek al onze tips op onze blog.